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Consejo de Educación Especial del día: Acceso a los Registros (Parte 1)

IDEA y la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA, por sus siglas en inglés) son dos leyes federales importantes que se aplican a los registros educativos de los estudiantes con discapacidades. Estas leyes contienen disposiciones sobre lo que se considera un “registro”, quién puede tener acceso a los registros de un niño, cómo se mantienen los registros y qué pueden hacer los padres si no están de acuerdo con un registro en el archivo educativo de su hijo (discutiremos en la Parte 2)

FERPA es la ley más amplia que se aplica a los estudiantes en general. IDEA incorpora algunas definiciones de FERPA, incluida la definición de “registros educativos”. Para esta publicación, nos centraremos en IDEA, pero aquí hay una tabla útil del Departamento de Educación de EE. UU. Que compara lado a lado los requisitos de IDEA y FERPA.

¿Qué es un registro educativo?

Los “registros educativos” son registros que están directamente relacionados con el estudiante y que la escuela o el distrito escolar y / o sus agentes mantienen, como maestros, administradores y proveedores de servicios (por ejemplo, logopedas y consejeros). Sin embargo, hay algunas excepciones, incluidas las notas personales que un maestro puede escribir como ayuda para la memoria y que no comparte con otros. Sin embargo, la categoría de registros educativos es generalmente bastante amplia. Los registros educativos pueden vivir en cualquier lugar, incluso electrónicamente. Los padres muchas veces se sorprenden de que los registros educativos pueden incluir correos electrónicos entre maestros, si el maestro / escuela los mantiene. Puede pedirle al distrito su política sobre los registros que mantiene. Esta información también puede estar disponible en el sitio web de la escuela o el distrito.

¿Tiene derecho un padre a revisar los registros educativos de sus hijos?

Bajo IDEA, un padre puede solicitar inspeccionar y revisar cualquier registro educativo que tenga que ver con la evaluación, identificación y colocación de su hijo, o con la provisión de FAPE (es decir, registros de educación especial). Las escuelas deben proporcionar a los padres acceso a los registros sin “retrasos innecesarias” con respecto a una reunión del IEP, una audiencia o una sesión de resolución como parte de una audiencia de proceso legal debido (más sobre eso en una publicación futura). En cualquier caso, las escuelas tienen que cumplir con la solicitud de un padre para inspeccionar los registros dentro de los 45 días posteriores a la solicitud.

La oportunidad de “inspeccionar y revisar” puede verse diferente según las circunstancias. Como mínimo, el distrito debe brindar a los padres la oportunidad de ingresar y revisar todos los documentos en persona. Sin embargo, en algunos casos, los distritos prefieren proporcionar copias a los padres en lugar de que vengan al campus. En ese caso, debe confirmar que los registros se proporcionarán de forma gratuita, y si no, optar por revisar los documentos en persona.

¿Puede una escuela cobrar a los padres por las copias de los registros educativos de sus hijos?

Las escuelas no pueden cobrar una tarifa por recuperar los registros de un niño a sus padres. Sin embargo, las escuelas pueden cobrar una tarifa por copiar registros, siempre que la tarifa no “prevene efectivamente” que un padre ejerce su derecho a revisar esos registros.

Si esto le preocupa, debe solicitar en su solicitud de registros que la escuela le diga cuánto cobrará por copiar los registros antes de que comience a hacerlo. También debe confirmar que la tarifa no incluye el tiempo del personal para buscar y compilar registros. De esta forma, puede optar por revisar la documentación en persona, o explicar por qué tener que hacerlo es demasiado gravoso y necesita los registros de forma gratuita (por ejemplo, si vive dos horas de la escuela).

Para acceder los registros educativos de su hijo, debe:

  • Solicitar por escrito a inspeccionar y revisar cualquier registro educativo y conservar una copia de la solicitud.
  • Si es posible, solicite los registros con bastante anticipación a cualquier reunión o audiencia. Sin embargo, si el tiempo es apretada, prepárese para explicar por qué necesita acelerar la solicitud.
  • Incluya ejemplos de los tipos de registros que está solicitando, como evaluaciones, informes de incidentes y correos electrónicos relacionados con los servicios IEP de su hijo.
  • Sea flexible sobre cómo está dispuesto a recibir los registros. A veces las escuelas pueden preparar registros electrónicos más rápido que los documentos que tienen que copiar. Esté abierto a recibirlos en varios lotes, o en un formato diferente al que tenía en mente, si es posible.

Aquí hay una carta de muestra solicitando los registros educativos de los estudiantes.

El consejo del día de mañana: acceso a los registros (Parte 2).

 

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